Bir müşteriniz “Faturayı e-fatura olarak mı keseceksiniz, e-arşiv mi?” diye sorduğunda ya da mali müşaviriniz “e-faturaya geçmeniz gerekiyor” dediğinde, aradaki farkı bilmek işleri kolaylaştırır. İkisi de elektronik faturadır, ama kime ve nasıl gönderildikleri farklıdır.
Bu yazıda e-faturanın ne olduğunu, e-arşiv faturadan farkını, hangi durumda hangisinin düzenlendiğini, e-faturaya nasıl geçildiğini ve kullandığınız yazılımlarla nasıl bağlandığını anlattık.
E-fatura nedir?
E-fatura, kâğıt faturada bulunması gereken bilgilerin tamamını taşıyan ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği standart formatta elektronik olarak düzenlenen faturadır. Satıcı ile alıcı arasındaki iletim, GİB’in merkezi sistemi üzerinden yapılır.
Türkiye’de 2010 yılından beri kullanılan e-fatura, yeni bir belge türü değildir; kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahiptir. Fark, yazdırılıp elden ya da postayla gönderilmek yerine elektronik ortamda düzenlenmesi, iletilmesi ve saklanmasıdır.
Önemli bir kural vardır: E-fatura yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı iki kullanıcı arasında düzenlenir. Hem satıcı hem alıcı sisteme kayıtlıysa fatura e-fatura olarak gönderilir.
E-arşiv fatura nedir?
E-arşiv fatura da elektronik olarak düzenlenen bir faturadır; ancak e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilir. Bu alıcılar bireysel tüketiciler ya da e-faturaya henüz geçmemiş işletmeler olabilir.
E-arşiv fatura alıcıya GİB sistemi üzerinden değil, genellikle e-posta ile iletilir; internet üzerinden yapılan satışlarda alıcıya elektronik ortamda gönderilmesi gerekir. Diğer satışlarda alıcı isterse faturanın kâğıt çıktısı da verilebilir.
E-fatura ve e-arşiv fatura arasındaki fark
| E-fatura | E-arşiv fatura | |
|---|---|---|
| Kime düzenlenir? | E-fatura sistemine kayıtlı alıcılara | E-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (tüketiciler ve kayıtsız işletmeler) |
| Nasıl iletilir? | GİB sistemi üzerinden, alıcının e-fatura adresine | E-posta gibi elektronik yollarla ya da istenirse kâğıt çıktı olarak |
| Tipik kullanım | İşletmeden işletmeye (B2B) satışlar | Tüketiciye satışlar ve kayıtsız işletmelere satışlar |
Kısacası, fatura keseceğiniz alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı hangi belgeyi düzenleyeceğinizi belirler. GİB, e-faturaya kayıtlı kullanıcıların listesini internet sitesinde yayımlar; çoğu fatura programı da bu kontrolü fatura keserken otomatik yapar.
Bir işletme hem işletmelere hem de tüketicilere satış yapıyorsa genellikle ikisini birlikte kullanır: kayıtlı işletmelere e-fatura, tüketicilere e-arşiv fatura. İşletmeden işletmeye satışın diğer farklarını B2B nedir yazımızda anlattık.
E-fatura ne işe yarar?
- Kâğıt, baskı ve kargo masrafı kalmaz: Fatura saniyeler içinde alıcıya ulaşır.
- Arşiv derdi azalır: Faturalar elektronik ortamda saklanır; aramak ve bulmak kolaylaşır.
- Hata azalır: Fatura bilgileri muhasebe ya da ERP sistemine elle girilmek yerine otomatik aktarılabilir.
- Tahsilat hızlanır: Fatura alıcıya anında ulaştığı için ödeme süreci postada beklemez.
- Kayıp ve sahte belge riski azalır: Faturalar merkezi bir sistem üzerinden iletilir.
Ticari fatura ve temel fatura
E-faturada iki ana senaryo bulunur:
- Temel fatura: Alıcıya ulaştığı anda tamamlanmış sayılır; alıcının sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı vermesi beklenmez.
- Ticari fatura: Alıcı, faturaya sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı verebilir. Fatura içeriğinde anlaşmazlık yaşanabilecek ticari ilişkilerde tercih edilir.
Hangi senaryonun kullanılacağı genellikle taraflar arasındaki çalışma şekline göre belirlenir; mali müşavirinizle birlikte karar verin.
E-faturaya kimler geçmek zorunda?
E-fatura ve e-arşiv fatura zorunlulukları Vergi Usul Kanunu tebliğleriyle belirlenir. Belirli bir ciro sınırını aşan mükellefler ile bazı sektörlerde ve faaliyet alanlarında çalışan işletmeler e-faturaya geçmek zorundadır. Bu sınırlar ve kapsam zaman içinde güncellendiği için burada rakam vermiyoruz; işletmenizin kapsama girip girmediğini ve geçiş tarihini mali müşavirinizle ya da GİB’in güncel duyurularından kontrol edin.
Zorunluluk kapsamında olmayan işletmeler de e-faturaya kendi istekleriyle geçebilir. Özellikle çok sayıda işletmeye satış yapıyorsanız, müşterileriniz e-fatura kullanıyorsa ya da faturalarınızı yazılımınızdan otomatik kesmek istiyorsanız gönüllü geçiş işinizi kolaylaştırır.
E-faturaya nasıl geçilir?
- Elektronik imza ya da mali mühür alın: Şirketler için mali mühür, şahıs işletmeleri için genellikle elektronik imza gerekir. Mali mühür, TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden alınır.
- Kullanım yöntemini seçin: E-fatura üç yolla kullanılabilir:
- GİB Portal: GİB’in kendi internet portalı üzerinden fatura düzenlemek. Fatura sayısı az olan işletmeler için uygundur, ancak faturalar elle girilir.
- Özel entegratör: GİB’den izin almış özel entegratör firmalarının sistemleri üzerinden fatura düzenlemek. Muhasebe programınız ya da ERP’nizle bağlantı kurmak ve faturaları otomatik göndermek için en yaygın yöntemdir. GİB, izinli özel entegratörlerin listesini internet sitesinde yayımlar.
- Entegrasyon: Kendi bilgi işlem sisteminizin doğrudan GİB sistemine bağlanması. Çok yüksek fatura hacmi olan büyük işletmeler tercih eder ve teknik olarak en çok hazırlık gerektiren yöntemdir.
- Başvuruyu yapın: Başvuru, seçtiğiniz yönteme göre GİB üzerinden ya da özel entegratör aracılığıyla yapılır.
- Programınızı ayarlayın: Muhasebe programınızın, ERP’nizin ya da e-ticaret sitenizin faturaları seçtiğiniz yöntemle göndermesi sağlanır.
- Müşterilerinizi bilgilendirin: Faturalarınızın artık elektronik olarak geleceğini müşterilerinize duyurun.
Başvuru adımları ve gereken belgeler zaman zaman değiştiği için başvurudan önce GİB’in e-belge sayfasını ve mali müşavirinizin önerilerini kontrol edin.
E-fatura ve yazılım entegrasyonu
Fatura sayınız arttıkça faturaları tek tek portaldan kesmek hem zaman alır hem de hataya açıktır. Bu yüzden çoğu işletme e-faturayı kullandığı yazılımlara bağlar:
- Muhasebe programı ya da ERP: Satış kaydı oluştuğunda fatura otomatik düzenlenir ve muhasebe kaydı aynı anda oluşur. ERP’nin ne olduğunu ERP nedir rehberimizde anlattık.
- E-ticaret sitesi: Sipariş tamamlandığında müşterinin e-fatura kullanıcısı olup olmadığına göre e-fatura ya da e-arşiv fatura otomatik kesilir ve müşteriye gönderilir. E-ticarete başlarken yapılması gerekenleri e-ticaret sitesi açmak için gerekenler rehberimizde topladık.
- B2B bayi portalı ve diğer sistemler: Bayi siparişleri, abonelik ödemeleri ya da randevu sonrası tahsilatlar için faturalar otomatik oluşturulabilir.
Bu bağlantılar genellikle özel entegratörün sunduğu API üzerinden kurulur.
E-fatura dışındaki diğer e-belgeler
E-dönüşüm yalnızca faturayla sınırlı değildir. Sık duyacağınız diğer e-belgeler:
- E-irsaliye: Malların sevki sırasında düzenlenen irsaliyenin elektronik hâli.
- E-defter: Yasal defterlerin elektronik ortamda tutulması.
- E-serbest meslek makbuzu: Serbest meslek erbabının düzenlediği makbuzun elektronik hâli.
- E-müstahsil makbuzu: Çiftçiden yapılan alımlarda düzenlenen makbuzun elektronik hâli.
Bu belgelerin de kendine ait zorunluluk kuralları vardır; e-faturaya geçerken bunları da mali müşavirinizle birlikte değerlendirin.
Sık sorulan sorular
E-fatura ile e-arşiv fatura aynı şey mi? Hayır. İkisi de elektronik faturadır; ancak e-fatura yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı alıcılara, e-arşiv fatura ise sisteme kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir.
Karşı tarafın e-fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl öğrenirim? GİB, e-faturaya kayıtlı kullanıcıların listesini internet sitesinde yayımlar. Fatura programlarının ve özel entegratörlerin çoğu bu kontrolü fatura keserken otomatik yapar.
E-faturanın çıktısı alınabilir mi? Alınabilir; ancak e-faturanın asıl hâli elektronik belgedir ve elektronik ortamda saklanması gerekir. Kâğıt çıktı yalnızca bilgi amaçlıdır.
E-faturaya geçmek ücretli mi? GİB Portal üzerinden kullanım için GİB ücret almaz; mali mühür ya da elektronik imza ise ücretlidir. Özel entegratörler hizmetleri için ayrıca ücret alır.
Muhasebe programınızı, ERP’nizi ya da e-ticaret sitenizi e-fatura ve e-arşiv sistemine bağlamak istiyorsanız ERP ve SAP entegrasyonu sayfamızı inceleyebilir, ihtiyacınızı konuşmak için bize yazabilirsiniz.
